Gyakorlati tapasztalatainkat és bosszúságainkat szeretnénk megosztani Önökkel a közbeszerzési tervvel és a jogosultságokkal kapcsolatban, amely tapasztalatokat akkor szereztünk, amikor egy egyébként egyszerűnek tűnő eljárást szerettünk volna megindítani az EKR-ben.
Amit előzetesen tudni érdemes, hogy az eljárást közös ajánlatkérők folytatták le, a KözbeszGuru Kft. pedig lebonyolítóként vett részt az építési beruházás megvalósításában. Közös ajánlatkérők számára kiemelten hasznos cikk következik!
Az első Ajánlatkérőt nevezzük a példa kedvéért „Aszfalt Kft-nek”. Ő a meghatalmazott Ajánlatkérő, aki „csak” lefolytatja az eljárást. A második Ajánlatkérőt pedig nevezzük „Beton Kft.-nek”, akinek az adott építési beruházás a beszerzési igénye, aki ezért szerepelteti a közbeszerzési tervében az eljárást, és aki szerződést fog kötni a nyertes Ajánlattevővel.
Előzetesen megkaptuk mindkét szervezettől a megfelelő (eljárást létrehozó) jogosultságokat, és neki is láttunk a lebonyolításnak. Első lépésként az EKR-be belépve Közbeszerzési eljárás/Új közbeszerzési eljárás pontra kattintva bevittük az adatokat a rendszerbe. Ezen a felületen már meg kellett adnunk az Ajánlatkérőt (egyes számban!), és fel kellett ismernünk, hogy óriási jelentősége van, hogy itt kit jelölünk meg.
Pár kattintással később ugyanis, az Ajánlatkérők fülön, a „Közös ajánlatkérők képviseletére jogosult” mezőben csak annál az Ajánlatkérőnél szerepelhetett „Igen”, akit ezen a ponton megjelöltünk. Így tehát itt az Aszfalt Kft.-t jelöltük meg.
Ha nem így jártunk volna el (amit meg is tettünk kevésbé sikeres próbálkozásaink során), hanem az Ajánlatkérők fülön próbáltuk volna a „Közös ajánlatkérők képviseletére jogosult” mezőkben az igent és a nemet felcserélni, akkor a rendszer önkényesen, azonnal és visszavonhatatlanul elvette volna az adott eljárásnál az eljárást létrehozó jogosultságunkat, amit aztán soha többet nem adott volna vissza. (A feltételes mód csak látszat, a cikk igaz történeten alapul.)
Miután az első számú problémát megoldottuk, jött is a következő: szerettük volna az eljárást közbeszerzési tervsorhoz rendelni annak rendje és módja szerint. Új eljárási cselekmény gombra kattintva kiválasztottuk a közbeszerzési tervsorhoz rendelést, és azt tapasztaltuk, hogy a kereső - akárhogy is próbálkozunk – nem talál semmit, annak ellenére, hogy a Beton Kft. a publikus közbeszerzési tervében szemmel jól láthatóan szerepeltette ezt a sort. Az EKR ugyanis csak annak az Ajánlatkérőnek a közbeszerzési tervében keres, aki közös képviseletre jogosult, ami lássuk be elég logikátlan.
A Nekszt Kft.-vel való hosszas egyeztetés után beláttuk, hogy ezt a helyzetet a rendszer nem tudja kezelni, így két választási lehetőség állt előttünk:
Az egyik, hogy megkérjük az Aszfalt Kft.-t, hogy szerepeltesse ő is a közbeszerzési tervében ezt a sort, vagy a másik, hogy egyszerűen nem rendeljük tervsorhoz az adott eljárást. Utóbbi megoldást választottuk, így nem kényszerítettünk senkit arra, hogy tegyen olyan lépéseket, ami Kbt.-vel nincs összhangban, és egyszerűen kihagytuk ezt a technikai lépést.
Mindezeket az információkat körülbelül 1,5 hét leforgása alatt, összesen több mint 2 órányi telefonbeszélgetéssel, és 8 e-maillel a hátunk mögött sikerült pontosan kisakkoznunk.
És hogy ez a cikk ne csak EKR-t kritizáló, rosszmájú megjegyzések sora legyen, ezért pozitívumként mindenképp meg kell említenünk a Nekszt Kft. közreműködését, ami a kezdeti időszakhoz képest nagyon sokat fejlődött. Az ügyfélszolgálatra küldött e-mailre ugyanis még aznap, de volt, hogy egy órán belül válaszoltak, a telefont pedig 5-15 perc alatt felvették, sőt az is előfordult, hogy az ügyintéző visszahívott, miután előrelépés történt az ügyben, vagy miután megszakadt a vonal. Ezt ezúton köszönjük neki! (Megjegyezzük, hogy ez nem szponzorált tartalom!)
Összefoglalva a tapasztalatok
Az eljárást létrehozó oldalon megadott Ajánlatkérő = a közös képviseletre jogosult Ajánlatkérővel és = azzal az Ajánlatkérővel, akinek a közbeszerzési tervében keres a rendszer.
Ha egy eljárást az előkészítés szakaszában „elrontottunk”, azt törölni nem lehet. Újra létre kell hozni (és az „elrontott” eljárás az idők végezetéig árválkodni fog az EKR-ben).
A közbeszerzési tervsorhoz rendelés egy technikai funkció, így, ha az eset egyedi körülményei miatt nem rendelünk tervsorhoz, de az Ajánlatkérő szerepelteti a közbeszerzési tervében az eljárást, nem járunk el jogszerűtlenül.