Mi a teendő, ha már túl vagyunk a szükséges közbeszerzési dokumentumok áttanulmányozásán? Például néhány nagyon fontos stratégiai döntés meghozatala vár még ránk, amiket nem ajánlatos elodázni, hiszen a gyorsaság sem utolsó szempont egy közbeszerzési eljárásra való jelentkezés során.
Bármely döntés meghozatala előtt tanácsos a közbeszerzési dokumentumokat letölteni, valamint a közzétett összefoglaló tájékoztatások alapján jelezni az eljárás iránti érdeklődést a megadott határidőn belül.
Az elsődleges döntés, hogy kíván-e indulni a közbeszerzési eljárásban a gazdasági szereplő, vagy sem. Ezt a döntést ajánlatos a lehető leghamarabb meghozni, tekintettel arra, hogy pozitív döntés esetén számos teendője van az ajánlattevőnek. Bizonytalanság esetén érdemes ideiglenesen döntést hozni, hogy elkezdik a részvételt a közbeszerzésben, hiszen az ajánlattételi határidő lejártáig még hozható olyan döntés, hogy mégsem kívánnak ajánlatot tenni, valamint a már korábban benyújtott ajánlat vissza is vonható. Fordított esetben a későn meghozott pozitív döntés esetén már kétséges a megfelelő ajánlattétel, a kérdezés lehetőségétől is eleshet az ajánlattevő. Amennyiben több közbeszerzési rész került kiírásra azt a döntést is meg kell hozni, hogy mely részeken kíván az ajánlattevő elindulni.
Amennyiben megszületett az a döntés, hogy el kívánnak indulni a közbeszerzésen meg kell határozni, hogy kik lesznek az ajánlat szereplői. El kell tehát dönteni, hogy kívánunk-e más céggel közösen ajánlatot tenni, melyik közbeszerzési részben kit szeretnénk alvállalkozóként bevonni, valamint, ha szükséges kit kívánunk az alkalmasság igazolására bevonni. Ezek a döntések minden esetben a partnerekkel történő tárgyalásokat igényelnek, mely időigényes lehet. Minden esetben ajánlatos ellenőrizni a bevonni kívánt partnereket abból a szempontból, hogy megfelelnek-e a kiírás feltételeinek, hiszen bármilyen apró hiba a komplett ajánlat érvénytelenségét eredményezheti.
A szereplők tisztázását követően ajánlatos felállítani azt a csapatot, vagy megjelölni azt a személyt, aki a közbeszerzési eljárás teljes folyamatát végig kíséri és elkészíti a sikeres közbeszerzéshez szükséges valamennyi dokumentumot. Nem csak az ajánlat értendő ide, legalább ilyen fontos a kiegészítő tájékoztatás kérések, előzetes vitarendezések, helyszíni bejárások, hiánypótlások és egyéb dokumentumok elkészítése. A közbeszerzési eljárás során a személyes közreműködés is szükséges lehet, például a tárgyalások során, amennyiben tárgyalásos eljárásban kívánnak részt venni. Erre tekintettel kiemelten fontos a projekt-team meghatározása, figyelemmel az esetleges betegségek és szabadságolások esetére is, adott esetben meghatalmazások készítése, hogy mindig elérhető legyen aláírásra, személyes közreműködésre jogosult személy az eljárás során.
A közbeszerzésért felelős csapat felállítása során érdemes megfontolni közbeszerzési tanácsadó igénybevételét. Érdemes pontosan meghatározni a tanácsadóval szembeni elvárásokat, hogy pontosan milyen szolgáltatást igényel az ajánlattevő. A szolgáltatási lehetőségek az egyszerű telefonos segítségnyújtástól a komplett ajánlat előkészítéséig és a közbeszerzési eljárás teljes menedzseléséig terjedhet.
Amennyiben az ajánlat összeállításához szükséges, úgy érdemes a teljesítéshez szükséges árajánlatokat is bekérni. Ez egyfelől fontos a megfelelő árazáshoz, másfelől felelőséggel csak akkor tehető egy közbeszerzési ajánlat, ha írásos elköteleződés is van az alvállalkozók és beszállítók részéről. Ezek az árajánlatok nagy segítséget jelenthetnek majd az esetleges aránytalanul alacsony ár indokolásánál is.
A jó közbeszerzési tanácsadó a stratégiai kérdések eldöntésében is a megbízója segítségére lehet. A KözbeszGuru Kft. maga is részt vesz közbeszerzési eljárásokon, az ajánlatuk érvénytelenné nyilvánítására még egyetlen esetben sem került sor. Számos ajánlat elkészítésében is közreműködött már, a megbízóit a jogszerű és a megbízó érdekeinek megfelelő alternatívák felkínálásában is képes segíteni, valamint ellenőrzi a közbeszerzésbe bevonni kívánt partnereket is.
Induljon a lehető legjobb esélyekkel a közbeszerzési eljárásban, bízza profikra a közbeszerzést, forduljon hozzánk bizalommal!