Mit írjunk a felolvasólapra? (I.)

-

                                                                                        A felolvasólap a közbeszerzési eljárásban benyújtott ajánlatnak az egyik legfontosabb dokumentuma, éppen ezért kell figyelmet fordítani arra, hogy megfelelő adatokat tartalmazzon. Cikkünk első részében összefoglalóan bemutatjuk, hogy mire kell figyelni általánosságban és az árszempont esetén a felolvasólap kitöltésekor.

                                                                                        A Kbt. 66. § (5) bekezdése alapján az ajánlatnak vagy a részvételi jelentkezésnek felolvasólapot kell tartalmaznia. Az EKR-ben (Elektronikus Közbeszerzési Rendszer) az ajánlat kitöltésekor a felolvasólap rubrikáit kötelező kitölteni. Ha nem írunk be semmit, a rendszer hibát jelez, és nem engedi benyújtani az ajánlatot. Az ajánlatkérő a felolvasólap létrehozásakor megadja, hogy a kitöltendő mezőkbe mit lehet beírni, pl. számot hány tizedes jegy pontossággal, rövid vagy hosszabb szöveget, igen/nem választást. Ez ugyan segítséget jelent a felolvasólap kitöltésében, de mindig ellenőrizzük a közbeszerzési dokumentációban az értékelési szempontokra vonatkozó előírásokat. Fontos tudni, hogy részvételi jelentkezés esetén – az eljárás ezen szakaszában – tilos ajánlatot tenni, mert ilyen esetben a részvételi jelentkezés automatikusan érvénytelen lesz.

                                                                                        A felolvasólapon szereplő adatok a bontást követően a bontási jegyzőkönyvben közzétételre kerülnek. 

                                                                                        Az értékelési szempontok nagyon sokfélék lehetnek. Fontos, hogy az értékelési szempontoknak minden esetben szorosan kapcsolódniuk kell az adott közbeszerzés tárgyához. Ha úgy látjuk, hogy ez a követelmény valamelyik értékelési szempont vonatkozásában nem teljesül, akkor kérjük közbeszerzési szakértő segítségét.

                                                                                        A felolvasólapon szereplő adatokat minden esetben úgy kell megadni, hogy abban hiba ne legyen, mert utólag az már nem javítható (kivéve a számítási hiba esetét). Az ajánlati kötöttség a felolvasólapon szereplő megajánlásokra is kiterjed, így amit az ajánlattevő ott vállalt, azt teljesítenie is kell, ha vele kerül végül megkötésre a szerződés.

                                                                                        Az ajánlatkérők jellemzően a közbeszerzési dokumentumokban részletezik az értékelési szempontokat, adott esetben külön meghatározzák, hogy mit értenek egy-egy fogalom alatt. Ezen magyarázó rendelkezések megismerése is fontos, mert előfordulhat, hogy az ajánlatkérő a szokásos jelentéstől eltérő magyarázatot ad, vagy több olyan feltételt tartalmaz, amelyek mindegyikének meg kell felelni. 

                                                                                        Az értékelésre kerülő vállalásoknak alátámasztottnak is kell lenniük, azaz az ajánlatot úgy kell benyújtani, hogy az ajánlatkérő ellenőrizni tudja azok megfelelőségét. A közbeszerzési dokumentumokban szerepel, hogy az ajánlattevőnek milyen dokumentumot kell benyújtania a felolvasólapon feltüntetett értékelési szempontok alátámasztása érdekében, és hogy ezeket az eljárás mely szakaszában kell megtennie. Ilyen értékelést alátámasztó dokumentum lehet az ajánlattevőtől származó nyilatkozat (pl. többlet jótállási idő vállalása), más gazdasági szereplőtől származó nyilatkozat (pl. gyártói nyilatkozat), tanúsító szerv által kiállított dokumentumok (pl. EK megfelelőségi nyilatkozat), a termékről készült leírás, prospektus, vagy közismert alkalmazások használatával végzett műveletek dokumentálása (pl. Google Maps térképpel számított távolság). Figyelni kell arra is, hogy amikor az értékelési szempontot megadjuk, dokumentáljuk a számítások módját – figyelemmel az ajánlatkérő előírásaira is.



                                                                                        Az árszempont megadása 

                                                                                        Valamilyen ár mindenképpen szerepelni fog az értékelési szempontok között 

                                                                                        Az ár lehet összesített ár (jellemzően az építési beruházások esetén átalányár), egységár, de akár egy kalkulált összeg is, amelynek számítását az ajánlatkérő adja meg. 

                                                                                        A közbeszerzési dokumentumok sok esetben tartalmaznak ártáblázatot, költségvetést, kereskedelmi ajánlatot, stb. Ilyen esetben meg kell nézni, hogy egyértelmű-e, a táblázat mely cellájában lévő összeget kell a felolvasólapon feltüntetni, vagy hogy tartalmaz-e erre vonatkozó előírást a közbeszerzési dokumentáció. Ha nem egyértelmű, mindenképpen kérdezzünk erre rá az ajánlatkérőnél. Gyakran előfordul, hogy a táblázat lehetőséget ad tizedes jegyek beírására, azonban a felolvasólapon erre már nincs elehetőség. Ilyen esetben is meg kell vizsgálnunk, hogy közbeszerzési dokumentáció tartalmaz-e előírást a kerekítés kapcsán, és ha tanácstalanok vagyunk, akkor megint csak kiegészítő tájékoztatáskérésen keresztül kell rákérdezni az.


                                                                                        A kiegészítő tájékoztatás kérések ütemezése az egyes eljárástípusoknál
                                                                                        Amennyiben az árak esetén nem egész szám jelenik meg, fordítsunk figyelmet arra is, hogy a kerekítés is megfelelő legyen, mert több tétel esetén az összesített árban akár több forintos eltérés is megjelenhet, amely így számítási hibát eredményezhet.

                                                                                        Az ajánlatkérők gyakran úgy készítik el az ártáblázatot vagy árazatlan költségvetést, hogy előre képletekkel látják el a cellákat, és adott esetben zárolják is a cellák nagy részét, így csak az a rész marad szerkeszthető, ahova az ajánlattevőknek kell az árakat beírni. Ilyenkor könnyen előfordulhat, hogy az Excel táblázatban az egyes sorok összeadott értéke a kerekítés és a tizedes jegyek lecsökkentése következtében nem egyezik meg a megadott képlettel számított összeggel. Mivel a táblázatot az ajánlattevő saját maga nem módosíthatja, ilyen esetben is érdemes kiegészítő tájékoztatás kérés keretében ezt az ajánlatkérő felé jelezni, különösen amiatt, mert így az aláírással ellátott táblázatban is a hibás számítási érték fog megjelenni.

                                                                                        Cikkünk folytatásában a leggyakrabban előforduló értékelési szempontokkal kapcsolatos hasznos információkat fogjuk bemutatni.

                                                                                        Amennyiben az értékelési szempontokkal kapcsolatban kérdése merült fel, személyre szabott tanácsadásért keressen meg minket elérhetőségeinken.