Az EKR már évek óta az életünk
része, azonban a mai napig találkozunk olyan problémákkal, amelyek az ajánlat
benyújtása során fordulhatnak elő, legyen szó akár rutinos, akár kevésbé
tapasztalt ajánlattevőkről. Ezeket a visszatérő hibákat gyűjtöttük össze, hogy
megkönnyítsük az ajánlattevők munkáját.
Információátemelés
Az EKR az „adminisztratív feladatok csökkentése” céljának beteljesítése érdekében az ajánlat benyújtása során bizonyos helyeken rögzített adatokat automatikusan átemel más olyan cellákba, ahova ugyanazokat az adatokat szükséges rögzíteni.
Az egyik ilyen adat a gazdasági szereplők rögzítése során a gazdasági szereplő képviselőire vonatkozó információk pontban a cégjegyzésre jogosult képviselő születési helyének és idejének megadása. A kitöltés során nem szerepel a fenti celláknál a kötelezően kitöltendő adatok jellegzetes piros csillaga (*), azonban ha itt nem adjuk meg, akkor az EEKD II. részében ezek az adatok is üresen maradnak és ott már nem lesz lehetőségünk a kitöltésre, ezáltal az EEKD nem lesz teljes körűen kitöltve és számíthatunk az ajánlatkérő részéről hiánypótlási felhívásra erre vonatkozóan.
Találkozhatunk azonban azzal is, hogy bár megadtunk minden adatot és ezt az adott űrlapon ki is tudjuk választani, egy másik űrlapon ugyanezt az információt nekünk magunknak kell beírnunk. Erre példa az, amikor kapacitásnyújtó szervezetet veszünk igénybe az ajánlat benyújtása során. A gazdasági szereplők között rögzítjük, majd a Kbt. 66. § (6) bekezdésére, azaz az alvállalkozókra vonatkozó űrlapon ki is tudjuk választani, mint már ismert alvállalkozót. Viszont a Kbt. 65. § (7) bekezdéséről, azaz a kapacitásnyújtókról szóló nyilatkozaton nekünk kell beírni a kapacitásnyújtó szervezet nevét és székhelyét, nem tudjuk legördülő listából kiválasztani.
Benyújtották, de mégsem!
Az eljárási cselekményeket szemléltető oldal összegzi az eljárásban történt kommunikációs cselekményeket, tájékoztatásokat időrendi sorrendben. Egyes eljárási cselekmények legyen az az ajánlat benyújtása vagy egy hiánypótlás, ezen az oldalon láthatóak, hogy mikor kezdődött meg, mikor fejeződött be, illetve történt meg a kért dokumentum benyújtása és mely felhasználó által.
Miután az adott eljárási cselekményben a szükséges lépéseket elvégezték és a benyújtás lehetőségre kattintottak az eljárási cselekmény lezárul. Erről minden esetben a cselekményeket szemléltető oldalon győződhetnek meg a lezárás dátuma oszlopban. Az ajánlat benyújtása esetén ezen ellenőrzési lehetőség mellett az oldal fejlécében az Ajánlat összeállítása szakasz státusz Benyújtott ajánlat szakaszra változik továbbá automatikus visszaigazoló e-mailt kapnak. A visszaigazoló e-mailt kérjük minden esetben ellenőrizzék.
Fehér alapon fehér kocka!
Az EKR-ben az ajánlat benyújtása során az ajánlattevőnek az EKR által elektronikus űrlapon létrehozott nyilatkozatokat kell kitöltenie és benyújtania. Az elektronikus nyilatkozatokon az ajánlattevőnek a fehér hátterű oldalon - szerencsétlenül - egy kis fehér kocka jelölésével kell nyilatkoznia, hogy „A nyilatkozatot be kívánom nyújtani”. Az EKR rendszer ugyan az ajánlat benyújtását megengedi az űrlapok kitöltése nélkül is, de a hiba kiküszöbölésére még egy hibaüzenetet küld az ajánlati dokumentáció rögzítésének elindítása során és ezt általában figyelmen kívül szokták hagyni.
Több ajánlattevő, több űrlap
Az elektronikus űrlapok, illetve azok egy részének bővítése szükséges lehet abban az esetben, ha több ajánlattevő közösen nyújt be ajánlatot egy közbeszerzési eljárásban. Pl. a folyamatban lévő változásbejegyzési eljárásról vagy a tényleges tulajdonosról szóló nyilatkozatok. Ezeknek az űrlapoknak az automatikus bővítését viszont az EKR nem végzi el az ajánlattevők számához igazítva. Az űrlapokat az ajánlat benyújtása során az ajánlattevőnek kell kiegészítenie, az EEKD-hoz hasonlóan, az adott eljárásban résztvevő gazdasági szereplői körnek megfelelően.
Közös ajánlattétel esetén azon nyilatkozatokat, amelyekre vonatkozóan a képviselő ajánlattevő teszi meg a nyilatkozatot a közös ajánlattevők nevében, ott pedig ne felejtsük el a nyilatkozat végén bejelölni a „Jelen nyilatkozatot a közös ajánlattevők nevében teszem” lehetőséget.
Amennyiben az EKR használatával és az ajánlat benyújtásával kapcsolatban kérdése merül fel, személyre szabott tanácsadásért keressen meg minket elérhetőségeinken és olvassa el további bejegyzéseinket.