Belépés KKV-ként a közbeszerzések világába

Egy újonnan induló, vagy korábban csak kis ügyfélkörrel dolgozó vállalkozás esetében mindig lényeges kérdés, hogy miként lehet kialakítani és növelni az ügyfélkört és a megrendelések mértékét annak érdekében, hogy a cég a lehetőségeihez mérten fejlődni tudjon. A következő blogbejegyzésünkben azt gyűjtöttük össze, hogy a közbeszerzési eljárásokban való részvétel miként szolgálhatja egy KKV cég növekedését és ehhez milyen lépéseket kell megtenni. 

• • ha még csak kevés referenciamunkával rendelkezik a cég, érdemes alvállalkozóként bedolgozni egy nagyobb értékű eljárás nyertes ajánlattevőjéhez

  • kevesebb feltételnek kell megfelelni: cége ne álljon a felhívásban meghatározott kizáró okok hatálya alatt

  • a megfelelően teljesített feladatok után a tender nyertese köteles a megállapított ellenszolgáltatást kifizetni (jogszabályi garanciák), továbbá referenciaigazolást adni az elvégzett munkákról
    

  • a cég bevételhez jut és további alvállalkozóként való bevonásokra számíthat

  • Alvállalkozó bevonása a szerződés teljesítése során
    

        2.  Közös ajánlattevők

• • egy vagy több másik céggel való társulás lehetséges formája

  • közvetlen és nagyobb mértékű ellenszolgáltatás járhat a közbeszerzési szerződésből

  • az alvállalkozói pozícióhoz képest több feltételnek kell megfelelni

  • egy, a közbeszerzésekben már jártas szervezettel való együttműködés segítséget tud nyújtani mind az eljárás, mind a szerződés teljesítése során, emellett pedig a KKV a közbeszerzési szakértő költségein is spórolhat

  • fontos feltétel, hogy a közös ajánlattevők nyertességük esetén a szerződés teljesítéséért egyetemlegesen felelnek az ajánlatkérő felé (az ajánlatkérő bármelyik közös ajánlattevőtől követelheti a szerződés teljesítését) 

  • A közös ajánlattevők
    

A kezdeti lépések 
     1.  Elektronikus út

• • a közbeszerzési eljárások elektronikus úton, az Elektronikus Közbeszerzési Rendszerben (EKR) zajlanak

  • EKR-be való regisztráció szükséges, amely ingyenes, többlépcsős folyamat

   2.  Alkalmassági követelménynek való megfelelés

• • első körben a nemzeti eljárások hirdetményeit érdemes megvizsgálni, mert ezek alacsonyabb értékű és jellemzően egyszerűbb, rövidebb eljárások

  • nemzeti eljárásrend esetén elegendő lehet a kisebb mértékű referencia is, amellett, hogy az ajánlatkérő által előírt mértéket el kell érni

  • ha a KKV egyedül nem tudja teljesíteni az alkalmassági előírást, kapacitást nyújtó szervezetet vehet igénybe

  • a kapacitást nyújtó szervezetnek rész kell vennie a teljesítésben, és ezen szándékáról az ajánlatban kötelezettségvállaló nyilatkozatot kell benyújtani

    3.  Hogyan találjuk meg a megfelelő eljárást?

• • a nemzeti eljárásrendben folytatott eljárások hirdetményei a Közbeszerzési Értesítőben jelennek meg hivatalosan

  • Közbeszerzési Értesítő

  • a hirdetmények az EKR-ben is elérhetők, ahol különböző szűrési funkciók is segítik a keresést

Amire nagy figyelmet kell fordítani 
    1.  A közbeszerzési dokumentáció

• • a közbeszerzési dokumentációnak része a műszaki leírás, amely a beszerzés tárgyának részletes leírását tartalmazza

  • a szerződéstervezetben szerepelnek a teljesítés részletes feltételei

  • a szerződéstervezetet csak az ajánlatkérő módosíthatja az ajánlattételi határidőig

  • A közbeszerzési szerződéstervezet jelentősége az ajánlattevők szemszögéből

  • egyéb dokumentumok és nyilatkozatminták, amelyek segítik a megfelelő ajánlattételt

  • az ajánlatkérő gyakran lábjegyzetben is jelöli a kitöltés módját

  • az iratjegyzék tartalmazza a benyújtandó dokumentumok körét, ezek mindegyikét csatolni kell

  • az előírtnál több dokumentum feltöltése nagyobb eséllyel vezethet több hiánypótláshoz vagy felvilágosítás kéréshez, ezért csak a kötelezően benyújtandó iratok csatolása javasolt

  2.  Mit tegyünk, ha valami nem egyértelmű?

• • kiegészítő tájékoztatás kérés keretében kérdezzük meg az ajánlatkérőt, ha valami nem egyértelmű, vagy ellentmondást vélünk felfedezni

  • valamennyi elérhető dokumentumot szükséges átnézni, ide értve a már megküldött kiegészítő tájékoztatásokat is

  • célravezetőbb összegyűjteni a kérdéseket és egyben megküldeni, mint kérdésenként külön-külön kérdést küldeni, mert így vélhetően egy helyen lesznek megtalálhatók az ajánlatkérő által adott válaszok is

  • megfelelő határidőben kérdezzünk, hogy az ajánlatkérő időben tudjon választ adni vagy szükség esetén módosítani a dokumentumokon

  • az ajánlat elkészítésénél mindig vegyük figyelembe a dokumentumok módosításait és az ajánlatkérő által adott valamennyi kiegészítő tájékoztatást

  
  

   3.  A határidők betartása

• • kiegészítő tájékoztatás kérésnél 

  • az ajánlattételi határidőnél

  • hiánypótlási felhívásnál vagy felvilágosítás kérésnél

  • igazolások benyújtására való felkérésnél

  • a határidők be nem tartása az ajánlat érvénytelenségét okozhatja

  • előzetes vitarendezés esetén jogvesztő a megállapított határidő

   4.  Hasznos információk gyűjtése

• • a kiegészítő tájékoztatások során látható, hogy más gazdasági szereplőknek mi jelentett problémát a kiírásban

  • a bontási jegyzőkönyv tartalmazza valamennyi ajánlattevő ajánlatát, ami pontos betekintést ad a piacon szereplő árak mértékére

  • adott esetben a bontási jegyzőkönyvből pontosan megismerhetjük, hogy az ajánlatkérő mekkora fedezettel rendelkezik

  • a hiánypótlási felhívásból tudunk tanulni, hogy a következő eljárásban mire kell nagyobb figyelmet fordítani