Egy közbeszerzési eljárás lebonyolítása ugyan véget ér a szerződés megkötésével, azonban a felek számára csak ekkor „indul be az igazi munka”, azaz kezdődik a szerződés teljesítése. Annak érdekében, hogy mind az ajánlatkérő, mind a nyertes ajánlattevő elégedett legyen a végkimenetellel, összegyűjtöttük a szerződésszerű teljesítés legfontosabb követelményeit.
1. Felkészülés
Javasoljuk, hogy az ajánlattevő szervezetek még az ajánlat benyújtása előtt ismerjék meg alaposan a szerződéstervezetet is, mert az tartalmaz minden lényeges feltételt, amely alapvetően meghatározza majd a felek későbbi kapcsolatát.
A közbeszerzési szerződéstervezet jelentősége az ajánlattevők szemszögéből
Ha esetleg a szerződéstervezetben ellentmondásos információk vannak, vagy egyébként valami hibát fedez fel az ajánlattevő, a bontás előtt megfelelő határidőben még tudja jelezni az ajánlatkérő felé kiegészítő tájékoztatás kéréssel, de a bontást követően főszabály szerint nincs lehetőség a tervezet módosítására.
A szerződéstervezet tartalmazhat továbbá szerződéskötési feltételeket (például felelősségbiztosítással való rendelkezés), amelyeket csak a nyertesnek kell teljesítenie, de annak elmaradása esetén az ajánlatkérő megtagadhatja a szerződéskötést.
2. A startvonal
Az összegezés kiküldését követően 30, építési beruházás esetén 60 napon belül kerül sor a szerződés megkötésére (kivéve, ha esetleg jogorvoslati eljárás indul), ezzel kell számolni a teljesítés megkezdésével kapcsolatban.
Érdemes ütemtervet készíteni – akár már az összegezés megérkezésekor -, amelyben minden fontosabb dátum, részteljesítési határidő fel van tüntetve a szerződés alapján
Ezt az ütemtervet már könnyen ki lehet egészíteni az egyes részfeladatok megvalósításának részleteivel
Az ütemterv alapján később könnyű visszaellenőrizni, hogy a teljesítés megfelelő módon halad-e, illetve jobban felismerhető, majd kezelhető egy esetleges csúszás.
3. Ha bármi közbejön
Bármikor felmerülhet olyan probléma, amely a szerződés teljesítését befolyásolja.
Javasoljuk, hogy ilyen esetben haladéktalanul kezdeményezzenek egyeztetést a másik féllel, mert így könnyebben elkerülhető a szerződésszegés és a másik fél együttműködésével hatékonyabb megoldás található a problémára.
Érdemes az egyeztetésről írásbeli jegyzőkönyvet készíteni, amelyben a teljesítést befolyásoló okok részletesen fel vannak tüntetve.
Fontos, hogy az alátámasztó adatok írásban is dokumentálva legyenek (például e-mailek, hivatalos tájékoztatások, közlemények a gyártó részéről)
Kivitelezés során az akadályoztatást és annak okait, az akadályoztatással érintett napok számát az építési naplóban is pontosan, részletesen fel kell tüntetni a felek egymást történő tájékoztatása mellett, mert ez alapozhatja meg a későbbi jogszerű szerződésmódosítást.
Kültéri kivitelezés esetén olyan időjárási körülményre, amelyre észszerűen számítani lehetett, nem lehet oka az akadályoztatásnak (például novemberben tartósan 5 celsius fok alatt volt a hőmérséklet)
A szerződésből nem lehet kihagyni az értékelési szempontokra adott megajánlásokat
Az ajánlatkérő ellenőrzi, hogy az értékelési szempontok körében tett vállalások megvalósulnak-e.
A teljesítés során meg kell felelni az alkalmassági követelményeknek is, különösen, ha megfelelő végzettséggel, képzettséggel vagy szakmai tapasztalattal rendelkező szakember követelményét írta elő az ajánlatkérő a felhívásban: az ajánlatban bemutatott szakembert be kell vonni a teljesítésbe.
Ha ezek elmaradnak, az súlyos szerződésszegésnek minősül, amely mindenképp szankcióval jár.
Ha a nyertes igénybe veszi más szervezet kapacitásait az alkalmassági követelményeknek való megfelelés érdekében, ezt a szervezetet a teljesítésbe is be kell vonnia, mégpedig olyan mértékben, amilyen mértékben a bevont szervezet az alkalmassági követelményt igazolta.
Ha az alkalmasságot igazoló szervezet (vagy a bemutatott szakember) a teljesítésben még sem tud részt venni, legalább ugyanolyan, vagy jobb paraméterekkel rendelkező szervezetet (szakembert) lehet bevonni.
Az alvállalkozó bevonása már nem korlátozott, azonban azt előzetesen be kell jelenteni az ajánlatkérőnek (ha ez az ajánlatban nem történt meg), és nyilatkozni kell arról, hogy a bevonni kívánt alvállalkozó nem áll a felhívásban előírt kizáró ok hatálya alatt
Javasoljuk, hogy a nyertes ajánlattevő(k) és az alvállalkozó(k) az egymással kötött szerződésben rendezzék a kizáró okok vonatkozásában fennálló kötelezettségeket és az ellenőrzés módját
Olyan építési beruházás esetén, ahol építési napló használata kötelező, az építési naplóban (is) fel kell tüntetni az alvállalkozót. Az építési naplóba való bejegyzés azonban nem váltja ki a kizáró okok fenn nem állásáról szóló nyilatkozatot.