Tapasztalataink szerint az ajánlatkérők mellett az ajánlattevők számára is fontos, hogy ismerjék, mikor köthető meg a közbeszerzési szerződés és ennek függvényében mikor kezdhető meg a teljesítés. Cikkünkben megvizsgáljuk, hogy milyen határidőkkel kell számolniuk az ajánlattevőknek, ha nyertesként kerülnek kihirdetésre egy közbeszerzési eljárásban.
Az ajánlatkérő az összegezés megküldésével hirdeti ki, hogy melyik ajánlattevő ajánlatát találta a legjobbnak, amelyet nyertesként megjelöl. Fontos, hogy a közbeszerzési eljárás ilyenkor még nem ér véget, mivel a szerződés, amiért az eljárás, a verseny megindult, még nem kerül megkötésre.
A feleket egy közbeszerzési eljárásban szerződéskötési kötelezettség terheli főszabály szerint (kivéve olyan esetekben, amikor bármelyik fél képtelenné válik a szerződés teljesítésére, ez azonban szigorú indokoláshoz kötött), ezt hivatott biztosítani a meghosszabbított ajánlati kötöttség. Az ajánlati kötöttség az ajánlattételi határidő lejártakor áll be, majd az összegezés megküldésével az első és – ha az ajánlatkérő megnevezte az összegezésben – a második helyezett ajánlattevő esetében további 30 vagy építési beruházás esetén 60 nappal meghosszabbodik. Az ajánlatkérőnek ezen időtartam alatt kell megkötnie a szerződést. A szerződéskötést megelőzően felmerülnek olyan feladatok, mint például a hiányzó adatok (bankszámlaszám, kapcsolattartók elérhetősége, stb.) egyeztetése, valamint a nyertesnek is időre lehet szüksége a felhívásban – adott esetben - előírt szerződéskötési feltételeket teljesíteni és felkészülni a tényleges teljesítésre.
A szerződéskötés időpontját befolyásolja, hogy a Kbt. az összegezés megküldése után is biztosít lehetőséget az ajánlattevők számára, hogy jelezzék, ha jogsértést észlelnek, emiatt az összegezés megküldésétől számítottan 10 (115. § szerinti eljárás esetén 5) napig szerződéskötési moratórium van, amely idő alatt nem lehet szerződést kötni. A moratórium időszaka alatt élhetnek az ajánlattevők azzal a jogukkal, hogy más ajánlattevő ajánlatába betekinthessenek, előzetes vitarendezési kérelmet nyújtsanak be és akár jogorvoslati eljárást kezdeményezzenek.
Vannak azonban kivételes esetek, amelyek nem indokolják a moratórium megtartását, mert nem áll fenn egy esetleges jogorvoslati eljárás lehetősége. Ilyen esetnek minősül, ha csak egyetlen ajánlat került benyújtásra, vagy a Kbt-ben foglalt szabályok szerint eleve csak egy ajánlattevőnek került/kerülhetett megküldésre az ajánlattételi felhívás. Nem kell moratóriumot tartani akkor sem, ha két szakaszos eljárásban (pl. meghívásos, tárgyalásos eljárás) csak egy ajánlat érkezett és bár volt érvénytelen részvételi jelentkezés, de az érvénytelenség miatt már nem indítható jogorvoslati eljárás. Az ajánlatkérő az összegezés végén jelöli a moratóriumra vonatkozó információkat, onnan lehet tájékozódni afelől, hogy legkorábban mikor kerülhet sor a szerződéskötésre.
Előfordul egyes esetekben, hogy az ajánlatkérő számára fontos, hogy mielőbb legyen hatályos szerződése. Ez többféle okból is fakadhat, például támogatási összeg felhasználásának határidejéből, a beszerzés sürgős jellegéből, vagy hogy a teljesítési határidő ne essen egy megadott/ elvárt dátumon túlra (például iskolaépület felújítás esetén az iskolakezdés ideje). Ilyenkor az ajánlatkérő akár már rögtön is szerződést köthet, feltéve, hogy a fentiek szerint nem szükséges a szerződéskötési moratórium idejének tartása. Mi is az a „rögtön”? A határidő számítás szabályai szerint a meghosszabbított kötöttség az összegezés kiküldését követő napon kezdődik, így e tekintetben egy jogfolytonos állapot áll fenn, azaz a szerződés akár már az összegezés megküldésének napján is megköthető. Mindemellett arra is érdemes figyelmet fordítani, hogy ha van bármilyen szerződéskötési feltétel, annak teljesítésétől abban az esetben sem szabad eltekinteni, ha nincs szerződéskötési moratórium. A Közbeszerzési Döntőbizottság egy esetben már megállapította, hogy az ajánlatkérő nem járt el jogszerűen amikor megtagadta a szerződés megkötését arra hivatkozással, hogy a nyertes nem tudta rendelkezésre bocsájtani a teljesítési biztosítékot, mivel maga az ajánlatkérő nem adott megfelelő időt a biztosíték rendezésére. 1
A fentiekből megállapítható, hogy maga a szerződés megkötése sem egy rövid folyamat, szigorú szabályok határozzák meg a menetét. Különösen akkor igaz ez, amennyiben a felhívás valamilyen szerződéskötési feltételt, vagy biztosíték nyújtási kötelezettséget tartalmazott.
Következő cikkünkben azt mutatjuk be, hogy az összegezés kiküldését követően, de a szerződéskötést megelőzően milyen feladatok merülhetnek fel az ajánlattevői oldalon.
Amennyiben a közbeszerzési szerződés megkötésével kapcsolatban kérdése merült fel, személyre szabott tanácsadásért keressen meg minket elérhetőségeinken.
1. A Közbeszerzési Döntőbizottság D.588/12/2012. számú határozata
Személyes tanácsadás