A közbeszerzési törvény lehetővé teszi a közbeszerzések iránt érdeklődő cégeknek, hogy az erőforrásaikat összeadva, közösen nyújtsanak be ajánlatot és közösen teljesítsék a közbeszerzési szerződést. Az alábbiakban összefoglaljuk a közös ajánlattétel során betartandó szabályokat és igyekszünk felhívni a figyelmet pár, a gyakorlatban előforduló hibára.
A Kbt. 35. § (1) bekezdése szerint több gazdasági szereplő közösen is tehet ajánlatot.
Közös ajánlattétel esetén legalább kettő gazdasági szereplő úgy dönt, hogy együtt kívánnak jelentkezni egy közbeszerzési eljárásra és nyertességük esetén együttesen teljesítik a szerződést. A gyakorlatban ún. „konzorciumot” szoktak létrehozni ilyenkor a cégek, adott esetben akár külön nevet is adnak ennek a társulásnak. (Ez nem azonos a kötelezően létrehozandó projekttársasággal.)
Fontos azonban megjegyezni, hogy jogszabály szerint a konzorciumok nem minősülnek gazdasági társaságnak, önálló jogalanyiságuk sincs, így önállóan (a konzorcium nevében) nem tehetnek semmilyen jognyilatkozatot. A konzorcium csak az önálló gazdasági szereplők között egy együttműködési forma, azonban ennek a szabályait a cégek közösen alakítják ki, hasonlóan bármilyen más szerződéskötési formához.
A képviselő ajánlattevő kijelölése
A Kbt. ennek megfelelően előírja, hogy a közös ajánlattevők kötelesek maguk közül egy képviselőt kijelölni, aki jogosult a közös ajánlattevők nevében eljárni. A kijelölést egy meghatalmazásban kell megtenni, amit az ajánlathoz csatolni kell. A meghatalmazásba bele kell fogalmazni azt is, hogy a kijelölt képviselő jogosult a közös ajánlattevők nevében eljárni az EKR-ben az elektronikus úton megtett nyilatkozatok esetében is.
[Kbt. 35. § (2a): Az ajánlatban vagy több szakaszból álló eljárásban a részvételi jelentkezésben csatolni kell a (2) bekezdés szerinti meghatalmazást tartalmazó okiratot. A meghatalmazásnak ki kell terjednie arra, hogy a közös ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők képviseletére jogosult gazdasági szereplő az EKR-ben elektronikus úton teendő nyilatkozatok megtételekor az egyes közös ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők képviseletében eljárhat.]
Az Ajánlatkérő minden értesítést, tájékoztatást, felhívást az eljárás folyamán a kijelölt képviselőnek fog megküldeni, így célszerű olyan képviselőt kijelölni, aki folyamatosan figyelemmel kíséri az eljárás lefolytatását, és adott esetben haladéktalanul tud intézkedni egy megkeresés kapcsán.
A közös ajánlattevők képviseletében megtett nyilatkozatok esetében a dokumentumnak minden esetben tartalmazni kell a közös ajánlattevők megjelölését, tehát valamennyi cég nevét, és adott esetben székhelyét, adószámát, egyéb adatait.
Lehetséges hibák a meghatalmazással kapcsolatban:
a meghatalmazás nem tartalmazza egyértelműen, hogy ki jogosult eljárni a közös ajánlattevők nevében, hanem pl. csak arra terjed ki, hogy közösen kívánnak ajánlatot tenni;
a meghatalmazás nem tartalmazza, hogy ki jogosult eljárni a közös ajánlattevők nevében az EKR rendszerben;
A közös ajánlattevők olyan e-mail címet adnak meg az EKR rendszerben, amelyet nem, vagy csak ritkán ellenőriznek, így időben nem kapják meg az értesítéseket;
A közös ajánlattevők által tett nyilatkozatok (akár az ajánlatban, akár azon kívül) nem tartalmazzák minden közös ajánlattevő nevét.
Az ajánlati biztosíték nyújtása
Ha az ajánlathoz ajánlati biztosítékot is kell nyújtani, azt a közös ajánlattevők többféle módon is teljesíthetik: az is elegendő, ha csak az egyik közös ajánlattevő fizeti be, vagy nyújt biztosítékot, de az is megoldás, ha a cégek az előírt összeget egymás között felosztva biztosítják.
Fontosnak tartjuk felhívni a figyelmet arra is, hogy ha bármelyik közös ajánlattevő megsérti az ajánlati kötöttségét (pl. visszavonja az ajánlatát), az ajánlati biztosíték teljes összege az ajánlatkérőt illeti.
Lehetséges hibák:
az ajánlati biztosíték nem vagy nem a megfelelő összegben kerül benyújtásra bármelyik közös ajánlattevő részéről;
az ajánlati biztosíték – amennyiben nem pénzösszeg befizetésével teljesítik – nem tartalmazza az összes szükséges információt, adatot, amelyet a felhívás, és a vonatkozó jogszabályok megkövetelnek. Az ajánlati biztosítékra vonatkozó szabályokkal külön cikkben foglalkozunk.
A konzorcium összetétele
Miután az ajánlat benyújtásra került (és lejárt az ajánlattételi határidő), a közös ajánlattevők személyében már csak akkor következhet be változás, ha valamely gazdasági szereplő kiválik a konzorciumból és a fennmaradó gazdasági szereplők továbbra is megfelelnek az eljárásban előírt valamennyi alkalmassági feltételnek és a változás nem jár a verseny tisztaságának a sérelmével. Továbbá előírás a Kbt-ben az is, hogy ha egy cég közös ajánlattevőként vesz részt az eljárásban, ugyanabban a beszerzésben nem nyújthat be egyedül, vagy más gazdasági szereplővel közösen ajánlatot, nem lehet továbbá alvállalkozó vagy kapacitást nyújtó szervezet sem, azaz semmilyen más szerepkörben nem jelenhet meg más ajánlattevő ajánlatában.
Az alkalmassági követelményeknek való megfelelés
Az eljárásban előírt alkalmassági követelmények esetében – hasonlóan az ajánlati biztosítékhoz – a közös ajánlattevők a követelményeknek együttesen is megfelelhetnek. Például ha több szakembert kell igazolni, például egy gépész és egy villamos mérnököt, az egyik cég adhatja a gépészt, míg a másik biztosítja a villamosmérnököt. Ez a megoldás a referencia esetében is igaz. Ugyanakkor vannak olyan alkalmassági követelmények, amelyeknek a cégek értelemszerűen csak külön-külön felelhetnek meg, amelyet az alábbi példával szemléltetünk:
Előírás a felhívásban: Alkalmatlan az ajánlattevő, ha saját vagy jogelődje adózott eredménye az eljárást megindító felhívás feladása napját megelőző utolsó három üzleti évben egynél több alkalommal negatív volt.
„A” Kft. adózott eredménye 2020. és 2021. években, míg „B” Kft. adózott eredménye 2020. és 2022. években volt negatív.
A példában szereplő esetben egyik ajánlattevő se felel meg az alkalmassági követelménynek, mivel mindkét gazdasági szereplő esetében az adózott eredmény egynél több alkalommal volt negatív. Amennyiben akár az „A” akár a „B” cégnek csak 1 évben lenne negatív az adózott eredménye, közös ajánlattevőként már megfelelnek az előírásnak.
Ha az Ajánlatkérő előírja a Kbt. 65. § (10) bekezdése szerint, hogy bizonyos feladatokat csak az ajánlattevő végezhet el (az adott feladatra nem lehet alvállalkozót, kapacitás nyújtót igénybe venni), ilyenkor is a közös ajánlattevők egyikének a kötelezettsége elvégezni a feladatot.
A felhívásban előírt kizáró ok azonban egyik közös ajánlattevővel szemben sem állhat fent.
Lehetséges hibák:
a közös ajánlattevők valamelyike esetében kizáró ok áll fenn;
a közös ajánlattevők együttesen sem felelnek meg az előírt alkalmassági követelményeknek;
a Kbt. 65. § (10) bekezdésének előírása esetén nem határozzák meg, hogy melyik közös ajánlattevő teljesíti a feladatot.
A közbeszerzési szerződés megkötése és teljesítése
A szerződést az Ajánlatkérő valamennyi közös ajánlattevővel együtt köti meg, azaz szerződéskötéskor mindegyik cégnek alá kell írnia a szerződést, erre az ajánlatban benyújtott meghatalmazás már nem terjed ki, de a Ptk. alapján külön szerződéskötésre vonatkozó meghatalmazás alapján igen. A közös ajánlattevőknek a szerződést együttesen kell teljesíteni, az Ajánlatkérő felé egyetemleges felelősséggel tartoznak, azaz az Ajánlatkérő bármelyik közös ajánlattevő cégtől követelheti a szerződés teljesítését, függetlenül attól, hogy a cégek az együttműködésükben miként szabályozták egymás között a teljesítést. Az egyetemleges felelősség alapján a közös ajánlattevők egymás szerződésszegéséért is felelnek, tehát például a kötbér érvényesítését az Ajánlatkérő bármelyik közös ajánlattevővel szemben megteheti. Éppen ezért alapos mérlegelést igényel, hogy kivel tesznek közös ajánlatot és érdemes az együttműködési szerződésükben a lehető legrészletesebben szabályozni az egyetemleges felelősség mellett egymással szemben milyen biztosítékokat kötnek ki.
Abból következően, hogy minden közös ajánlattevő közvetlen szerződött félként vesz részt a szerződés teljesítésében, nem megfelelő gyakorlat, ha kijelölnek egy közös ajánlattevőt, aki a teljes teljesítés ellenértékét kiszámlázza az ajánlatkérő felé, majd a többi közös ajánlattevő a képviselő ajánlattevő felé számláz. Ez egy alvállalkozói viszonyrendszerben lenne elfogadható, közös ajánlattételnél mindegyik ajánlattevő a maga teljesítését közvetlenül számlázza az ajánlatkérő felé.
Létezik olyan eset, amikor a közös ajánlattevők külön projekttársaságot hoznak létre a szerződés megkötésére és teljesítésére. Ez csak nagyobb volumenű és hosszabb távra szóló beszerzésekben fordul elő és ekkor is az ajánlatkérőnek ezt külön lehetővé kell tennie, vagy megkövetelnie, tehát a közös ajánlattevőknek korlátozott e körben a döntési szabadságuk.
Építési beruházás esetén a 322/2015. (X.30.) Korm. rendelet 32/A. (1) bekezdés a) pontja szerint a közös ajánlattevőknek nyilatkozniuk kell a teljesítés elismerésének időpontjáig (teljesítés igazolásig), hogy az ellenszolgáltatásból ki mekkora részre jogosult a megvalósított feladatok figyelembe vételével. Ennek jelentősége lehet későbbi közbeszerzési eljárásokban is, ha például olyan referenciaigazolást szeretne benyújtani az ajánlattevő, amit más társasággal közösen teljesítettek. Az építési beruházás mellett szolgáltatás megrendelés esetén is előfordulhat, hogy a teljesítés oszthatatlan, azaz nem lehet az egyes részfeladatokat egymástól elkülönítetten meghatározni. Az ilyen formában történt teljesítésről nem adható ki úgy referenciaigazolás, hogy az külön-külön tartalmazza az elvégzett feladatokat. Ilyenkor az ajánlatkérő a referenciaigazolást olyan arányban köteles elfogadni, amilyen arányban az ajánlattevő az általa elvégzett teljesítés alapján az ellenszolgáltatásból részesült.
A cégek közötti jogviták elkerülése érdekében javasolt (de nem kötelező), hogy a közös ajánlattevők már az ajánlat benyújtásakor kössenek egy előszerződést, amelyben előre rendezik, hogy a műszaki leírás egyes részeit pontosan melyikük fogja megvalósítani, és ez az ellenszolgáltatás hány %-át teszi ki. Ezt a megállapodást javasolt akár árubeszerzés vagy szolgáltatás megrendelés esetén is létre hozni, így a kifizetés során Ajánlatkérő pontosan fogja tudni, hogy kinek mennyit kell utalni.
A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződések teljesítése során is nagyon sok szempontra kell figyelemmel lenni a szerződésszerű teljesítés mellett. Ezzel a témával szintén későbbi cikkünk fog foglalkozni.
Jogorvoslat esetén
Ha esetleg jogorvoslati eljárásra kerül sor, figyelemmel kell lenni a konzorciummal kapcsolatban elmondottakra: a konzorcium nem önálló jogalany. Emiatt a konzorcium önállóan nem nyújthat be jogorvoslati kérelmet, csak a közös ajánlattételben részt vevő cégek külön-külön, azonban nem feltétel, hogy mindegyik közös ajánlattevő benyújtsa a kérelmet.
A fentiekkel kapcsolatban a Közbeszerzési Döntőbizottság közleményt is adott ki, amely szintén segítséget jelenthet egy jogorvoslati kérelem benyújtása esetén.