Körülbelül fél éve vezették be az elektronikus közbeszerzési rendszert Magyarországon, így azóta nagyon sok gyakorlati tapasztalattal gazdagodtunk az EKR kihívásait illetően. Cikkünk nem jogi, hanem technikai szemszögből, ajánlatkérői oldalról ad tanácsokat Önöknek az eljárások lefolytatásához gyakorlati tapasztalataink alapján. Célunk, hogy a bemutatott hibákat Önök már ne kövessék el, és gördülékenyebben tudják eljárásaikat lefolytatni az EKR rendszer technikai keretei között.
Jogosultságok kiosztása
A jogosultságok kiosztása a Nekszt Kft. álláspontja szerint is egy nagyon bonyolult rendszer, ugyanis a nem megfelelő kiosztás visszaélésekre adhat lehetőségeket, és ezt szerették volna a rendszer fejlesztői kiküszöbölni. A jogosultságok határozzák meg, hogy melyik felhasználó melyik eljárást láthatja, melyiket szerkesztheti, létrehozhat-e eljárást vagy adhat-e ő maga további felhasználóknak jogosultságokat. Nem mindegy tehát, hogy kinek milyen jogosultsága van, ezért jól gondoljuk át, hogy kiknek mit adunk, melyik felhasználó csatlakozhat a szervezetünkhöz, mert akár egyetlen félresikerült kattintással is óriási károkat lehet okozni.
Kiemelt szerepe van az un. „Superuser”-nek, aki első körben a jogosultságok fő kiosztója, az elektronikus közbeszerzési rendszerben lényegében ő áll a szervezet élén. Ennek ellenére, mi azt javasoljuk, hogy a „Superuser” ne a valóságban a szervezet élén álló személy legyen, hanem egy könnyen mozgósítható, az adott szervezetben a közbeszerzésekhez értő, az eljárásokat átlátó személy, aki képes megfelelő időben koordinálni a felmerülő feladatokat.
Közbeszerzési tervsorhoz rendelés
Egy másik cikkünkben is olvashatnak majd erről, de feltétlenül meg kell itt is említeni, hogy a közbeszerzési tervsorhoz rendelés egy technikai lépés. Előfordulhat olyan eset, hogy nem tudjuk közbeszerzési tervsorhoz rendelni például az adott árubeszerzésünket. Ez így technikailag rendben van, de természetesen nem jelenti azt, hogy az adott Ajánlatkérőnek nem kell a Kbt.-nek megfelelően a közbeszerzési tervében szerepeltetni az adott eljárást.
Adatok formai ellenőrzése gomb
Nem túl logikus, de amikor az „adatok formai ellenőrzése” gombra kattintunk, akkor valahol az adott lap tetején fog pirossal megjelenni, ha valami nem megfelelő. Azonban, ha a lap tetején több fül is van, akkor előfordulhat, hogy adott fülön nem jelez semmilyen hibát, de valamelyik másikon igen, és ezt nem vesszük észre. Javasoljuk ezért, hogy az összes kis fülön kattintsunk az adatok formai ellenőrzése gombra, hogy megbizonyosodjunk róla, hogy tényleg mindent kitöltöttünk.
Egy eljárási cselekmény akkor van lezárva, ha az eljárási cselekmények oldalon tartozik hozzá dátum. Ha nincs dátum, akkor vagy elrontottunk valamit, vagy például hirdetmény ellenőrzésnél folyamatban van az adott eljárási cselekmény.
Számítási hiba javítása
Többen jelezték már a Nekszt Kft. felé, és a hiba elhárítása elvileg már fejlesztés alatt áll, de Ajánlatkérőként jelenleg elkövethetjük azt a hibát, hogy nem vesszük észre, hogy egy olyan Ajánlattevő is belejavított az ajánlatába, akit egyébként nem hívtunk fel számítási hiba javításra. A rendszer ugyanis számítási hiba javításakor MINDEN Ajánlattevő számára újra szerkeszthetővé teszi az ajánlatát.
Ez az eljárási cselekmény az EKR-ben még egy ponton vérzik, ugyanis a Kbt. szerint számítási hibát az Ajánlatkérő javít, az EKR rendelet szerint viszont az Ajánlattevő, és jogforrási hierarchia ide vagy oda, a rendszerben az Ajánlattevő fog számítási hibát javítani.
Ajánlat hiánypótlása
Az EEKD egy pontjának hiánypótlásakor szembesültünk azzal, hogy amikor az Ajánlattevő a hiánypótlást benyújtja (és javítja az EEKD nem megfelelően kitöltött pontját), akkor a javítandó, eredetileg benyújtott EEKD-t nem fogjuk tudni megnyitni többé az EKR-ben, a rendszer ugyanis automatikusan lecseréli azt – a nyomon követhetőség jegyében. Utolsó pontként ezért javasoljuk Önöknek, hogy – bár elméletben minden kattintás visszakereshető – MINDENT mentsenek le, csináljanak képernyőképet, és dokumentáljanak, hogy később ne merüljön fel kérdésként egy esetleges ellenőrzés során, hogy miért írtunk ki hiánypótlási felhívást arra az EEKD-re, ami egyébként tökéletes?
Ha tetszett a cikkünk, kövesse a KözbeszGuru blogját további hasznos tippekért!