Belépés KKV-ként a közbeszerzések világába

-

KözbeszGuru Kft., dr. Bódis Rita Gabriella


      Egy újonnan induló, vagy korábban csak kis ügyfélkörrel dolgozó vállalkozás esetében mindig lényeges kérdés, hogy miként lehet kialakítani és növelni az ügyfélkört és a megrendelések mértékét annak érdekében, hogy a cég a lehetőségeihez mérten fejlődni tudjon. A következő blogbejegyzésünkben azt gyűjtöttük össze, hogy a közbeszerzési eljárásokban való részvétel miként szolgálhatja egy KKV cég növekedését és ehhez milyen lépéseket kell megtenni. 

      Az ajánlattevői pozíción túl
              1.  Alvállalkozóként való fellépés

        • ha még csak kevés referenciamunkával rendelkezik a cég, érdemes alvállalkozóként bedolgozni egy nagyobb értékű eljárás nyertes ajánlattevőjéhez

        • kevesebb feltételnek kell megfelelni: cége ne álljon a felhívásban meghatározott kizáró okok hatálya alatt

        • a megfelelően teljesített feladatok után a tender nyertese köteles a megállapított ellenszolgáltatást kifizetni (jogszabályi garanciák), továbbá referenciaigazolást adni az elvégzett munkákról

        • a cég bevételhez jut és további alvállalkozóként való bevonásokra számíthat

        • Alvállalkozó bevonása a szerződés teljesítése során

              2.  Közös ajánlattevők

        • egy vagy több másik céggel való társulás lehetséges formája

        • közvetlen és nagyobb mértékű ellenszolgáltatás járhat a közbeszerzési szerződésből

        • az alvállalkozói pozícióhoz képest több feltételnek kell megfelelni

        • egy, a közbeszerzésekben már jártas szervezettel való együttműködés segítséget tud nyújtani mind az eljárás, mind a szerződés teljesítése során, emellett pedig a KKV a közbeszerzési szakértő költségein is spórolhat

        • fontos feltétel, hogy a közös ajánlattevők nyertességük esetén a szerződés teljesítéséért egyetemlegesen felelnek az ajánlatkérő felé (az ajánlatkérő bármelyik közös ajánlattevőtől követelheti a szerződés teljesítését) 

        • A közös ajánlattevők


      kezdeti lépések 
           1.  Elektronikus út

        • a közbeszerzési eljárások elektronikus úton, az Elektronikus Közbeszerzési Rendszerben (EKR) zajlanak

        • EKR-be való regisztráció szükséges, amely ingyenes, többlépcsős folyamat


         2.  Alkalmassági követelménynek való megfelelés

        • első körben a nemzeti eljárások hirdetményeit érdemes megvizsgálni, mert ezek alacsonyabb értékű és jellemzően egyszerűbb, rövidebb eljárások

        • nemzeti eljárásrend esetén elegendő lehet a kisebb mértékű referencia is, amellett, hogy az ajánlatkérő által előírt mértéket el kell érni

        • ha a KKV egyedül nem tudja teljesíteni az alkalmassági előírást, kapacitást nyújtó szervezetet vehet igénybe

        • a kapacitást nyújtó szervezetnek rész kell vennie a teljesítésben, és ezen szándékáról az ajánlatban kötelezettségvállaló nyilatkozatot kell benyújtani


          3.  Hogyan találjuk meg a megfelelő eljárást?

        • a nemzeti eljárásrendben folytatott eljárások hirdetményei a Közbeszerzési Értesítőben jelennek meg hivatalosan

        • Közbeszerzési Értesítő

        • a hirdetmények az EKR-ben is elérhetők, ahol különböző szűrési funkciók is segítik a keresést


      Amire nagy figyelmet kell fordítani 
          1.  A közbeszerzési dokumentáció

        • a közbeszerzési dokumentációnak része a műszaki leírás, amely a beszerzés tárgyának részletes leírását tartalmazza

        • szerződéstervezetben szerepelnek a teljesítés részletes feltételei

        • a szerződéstervezetet csak az ajánlatkérő módosíthatja az ajánlattételi határidőig

        • A közbeszerzési szerződéstervezet jelentősége az ajánlattevők szemszögéből

        • egyéb dokumentumok és nyilatkozatminták, amelyek segítik a megfelelő ajánlattételt

        • az ajánlatkérő gyakran lábjegyzetben is jelöli a kitöltés módját

        • az iratjegyzék tartalmazza a benyújtandó dokumentumok körét, ezek mindegyikét csatolni kell

        • az előírtnál több dokumentum feltöltése nagyobb eséllyel vezethet több hiánypótláshoz vagy felvilágosítás kéréshez, ezért csak a kötelezően benyújtandó iratok csatolása javasolt

        2.  Mit tegyünk, ha valami nem egyértelmű?

        • kiegészítő tájékoztatás kérés keretében kérdezzük meg az ajánlatkérőt, ha valami nem egyértelmű, vagy ellentmondást vélünk felfedezni

        • valamennyi elérhető dokumentumot szükséges átnézni, ide értve a már megküldött kiegészítő tájékoztatásokat is

        • célravezetőbb összegyűjteni a kérdéseket és egyben megküldeni, mint kérdésenként külön-külön kérdést küldeni, mert így vélhetően egy helyen lesznek megtalálhatók az ajánlatkérő által adott válaszok is

        • megfelelő határidőben kérdezzünk, hogy az ajánlatkérő időben tudjon választ adni vagy szükség esetén módosítani a dokumentumokon

        • az ajánlat elkészítésénél mindig vegyük figyelembe a dokumentumok módosításait és az ajánlatkérő által adott valamennyi kiegészítő tájékoztatást


         3.  A határidők betartása

        • kiegészítő tájékoztatás kérésnél 

        • az ajánlattételi határidőnél

        • hiánypótlási felhívásnál vagy felvilágosítás kérésnél

        • igazolások benyújtására való felkérésnél

        • a határidők be nem tartása az ajánlat érvénytelenségét okozhatja

        • előzetes vitarendezés esetén jogvesztő a megállapított határidő


         4.  Hasznos információk gyűjtése

        • a kiegészítő tájékoztatások során látható, hogy más gazdasági szereplőknek mi jelentett problémát a kiírásban

        • bontási jegyzőkönyv tartalmazza valamennyi ajánlattevő ajánlatát, ami pontos betekintést ad a piacon szereplő árak mértékére

        • adott esetben a bontási jegyzőkönyvből pontosan megismerhetjük, hogy az ajánlatkérő mekkora fedezettel rendelkezik

        • hiánypótlási felhívásból tudunk tanulni, hogy a következő eljárásban mire kell nagyobb figyelmet fordítani




      +1 tipp a versenyelőny megteremtésére

      Az Európai Unió 2014 óta hatályos irányelvei, és ezáltal a hazai közbeszerzési törvény jóval nagyobb jelentőséget tulajdonít a környezetvédelmi és fenntarthatósági szempontoknak, mint korábban. Az uniós forrásból származó támogatások felhasználása esetén is gyakran meg kell valósítani környezetvédelmi elemeket, így az ajánlatkérőnek is ezeknek megfelelően kell kialakítania a beszerzéseit. Ennek körében a beszerzendő termék esetében olyan követelményeket határozhat meg, hogy annak csak a környezetbarát termékek feleljenek meg (például: környezetbarát címkével való rendelkezés, fenntartható termelési folyamat, fenntartható gazdálkodásból származó alapanyag felhasználás), vagy többletpontot ad annak az ajánlatnak, amelyik megfelel ezen szempontoknak. Ez utóbbi esetben pedig akár az is előfordulhat, hogy a magasabb ár ellenére a több környezetvédelmi szempontnak megfelelő termékre tett ajánlat lesz a nyertes. A már bejáratott gyártási- és munkafolyamatokkal rendelkező nagy szervezetek csak jelentős befektetéssel tudják a termeléseiket környezetbaráttá tenni, amely többletráfordítások az árképzésben is szerepet játszanak, míg egy induló vállalkozás eleve ilyen technológiát tud kialakítani, amely árelőnyt is jelenthet számára.

      A közbeszerzésekben a fenntarthatóság és környezetvédelem fontosságát az is jelzi, hogy a Közbeszerzési Hatóság külön oldalt is létrehozott, ahol rengeteg hasznos információ megtalálható: A KÖZBESZERZÉSI HATÓSÁG PROGRAMJA A JÖVŐ GENERÁCIÓKÉRT FELELŐS KÖZBESZERZÉSI GYAKORLAT ELTERJESZTÉSÉÉRT


      Személyes tanácsadás